Excel em PDF – Converta facilmente suas planilhas em arquivos editáveis

0

Planilhas em Excel podem ser facilmente convertidas em PDF para compartilhar e colaborar dados com mais qualidade. A vantagem da conversão é a formatação preservada, proteção dos dados e outros benefícios. Acompanhe este guia e aprenda a converter um arquivo em Excel para PDF preservando as informações de forma prática e fácil.

Conversão de planilhas em arquivos PDF editáveis para facilitar a revisão e a edição
Conversão de planilhas em arquivos PDF editáveis para facilitar a revisão e a edição
Foto de Sergi Kabrera na Unsplash

Por que converter planilhas do Excel em PDF?

Com o avanço tecnológico, a organização digital é a forma mais dinâmica para manter seus dados com fácil acesso. Quando se trata de planilhas, o Excel, que possui formato XLSX, é o programa mais utilizado, especialmente pela possibilidade de aplicar variáveis e fazer cálculos complexos.

No entanto, para compartilhar esses dados, o Excel não é o programa ideal. Por isso, as pessoas preferem transformar Excel em PDF. Assim, o arquivo proporciona uma melhor experiência de compartilhamento e colaboração. Além disso, você pode organizar os dados em uma pasta do seu dispositivo, já que este formato ocupa menos espaço.

Vantagens de converter planilhas para PDF

Veja mais motivos que levam as pessoas a utilizarem um conversor de Excel para PDF:

  • Mantém a integridade do documento: diferente de compartilhar uma planilha em Excel que pode ser modificada, este segundo formato não permite que outras pessoas façam alterações. Mas é possível fazer anotações colaborativas, sem prejudicar a integridade do documento;
  • Compatibilidade: converter Excel em PDF também permite que o arquivo seja compartilhado em qualquer dispositivo, pois arquivos nesse formato podem ser acessado em diversos aparelhos como computador, tablet, celular;
  • Segurança: após realizar a conversão, você pode facilmente colocar uma menina de segurança. Assim você irá restringir o acesso e somente pessoas com a chave poderão abrir o arquivo;
  • Comentário colaborativo: apesar de o arquivo de Excel para PDF não ser editável dentro do próprio documento, como aconteceria no Excel, é possível fazer anotações. Desse modo, você pode compartilhar para que a sua equipe faça colaborações em comentários, adicionem informações, sugiram mudanças;
  • Organização: manter os arquivos salvos nesta extensão também é uma maneira de organizar. Por ser um formato que ocupa menos espaço em comparação ao Excel, é mais benéfico salvar neste formato e organizar em pastas e subpastas com nome definindo o conteúdo do arquivo;
  • Padrões de organizações: alguns setores podem exigir padrão de apresentação definidos. Passar Excel para PDF é uma maneira de padronizar o arquivo e impedir que, no momento da sua apresentação, haja alterações e você seja pego de surpresa.

Como converter XLSX em PDF com o Microsoft Excel

Para realizar a conversão do seu material, não é difícil. Utilizando um computador que possua o aplicativo Excel, você conseguirá facilmente tornar seu arquivo Excel em PDF. Veja o passo a passo:

  1. Crie seu arquivo com todos os dados necessários;
  2. Clique em “Salvar como”;
  3. Clique na lista de opções de formato de arquivo;
  4. Escolha formato PDF;
  5. Caso deseje inserir senha, personalize as configurações;
  6. Clique em “Salvar”.

O arquivo será automaticamente aberto assim que concluir. Você já poderá compartilhar.

Como converter planilhas para PDF usando um conversor online

Você já viu que é possível salvar a própria planilha em PDF. Mas, caso deseje salvar o arquivo em outros formatos além de PDF, ou deseje realizar alterações no seu arquivo, recomendamos o uso de um conversor online. Seu uso é fácil e não precisa da instalação de nenhum outro software adicional. Para usá-lo basta:

  • Selecione um conversor online de sua preferência;
  • Faça seu cadastro informando seus dados;
  • Selecione a ferramenta de conversão de Excel em PDF;
  • Selecione o arquivo que deseja converter e clique no conversor;
  • Aguarde e baixe seu arquivo convertido.

É válido dizer que estes documentos podem ser modificados sempre que for necessário. Essas alterações podem ser feitas para inserir ou retirar páginas no PDF, fazer marcações e muito mais. Esse é mais um motivo que demonstra que, transformar Excel em PDF por meio de um conversor online é uma excelente alternativa.

Situação prática para converter arquivo Excel em PDF

Há diversas situações que você precisa converter XLSX em PDF. Veja algumas:

  • Compartilhamento de relatórios, análises, gráficos;
  • Envio de dados sensíveis e criptografados, que necessitam de proteção que podem ser acrescentadas ao converter Excel para PDF;
  • Encaminhamento de planilha por e-mail;
  • Explanar relatórios com mais segurança, sem alterações surpresas ao longo da apresentação, devido à impossibilidade de modificar os cálculos em PDF;
  • Necessidade de compartilhar planilha e acrescentar comentários colaborativos, sem alterar o material;
  • Organização dos dados de planilha em pastas no computador para futuro acesso;
  • Arquivar e organizar documentos de maneira eficiente e que ocupe menos espaço;
  • Reuniões que exigem uma apresentação padronizada;
  • Necessitar de criar uma apresentação atraente, com elementos visuais que chamem a atenção do público.

Conclusão: devo converter planilhas do Excel em PDF?

Agora que você chegou até aqui, já conseguiu perceber que converter Excel para PDF gera maior preservação da formatação, além de tornar esse documento compatível universalmente. Ademais, com o arquivo em PDF você pode acrescentar segurança e compartilhar com mais facilidade. Portanto, vale a pena converter seus arquivos para o formato PDF.

Deixe uma resposta

Seu endereço de email não será publicado.